En tant qu’Attachée Sélections, Lies Thyvaert est constamment baignée dans les recrutements pour les prisons. Lorsque l’on sait qu’il faut réaliser chaque année quelque 400 recrutements pour faire face au turn-over des Assistants de Surveillance Pénitentiaire (ASP) et qu’une nouvelle prison s’ouvre à Beveren (pour laquelle 220 ASP sont nécessaires), il apparaît clairement que le SPF Justice sait parfaitement de quoi il retourne.

Que pensez-vous du nouvel outil ‘Affectation en ligne’ ?

Lies Thyvaert : “Le nouvel outil a un double impact chez nous. D’un côté, nous pouvons assurer un meilleur suivi des recrutements et ainsi travailler plus rapidement. Mais de l’autre côté, cela représente aussi de plus grandes responsabilités pour nous, utilisateurs.”

Comment la transition vers le nouveau système s’est-elle passée ?

Lies Thyvaert : “Tout s’est passé très vite. Durant l’été 2013, nous avons dû soudainement passer d’une manière de travailler à l’autre. Comme nous n’avions pas encore reçu ni explications, ni accès au système, nous avons dû suspendre toutes les nouvelles demandes pendant quelques semaines. Mon collègue a tout de même pu lancer quelques demandes urgentes dans le nouvel outil avec l’aide de Selor, mais nous avons pris un gros retard. Je pense donc qu’il aurait été préférable de recevoir notre formation et le manuel plus tôt, pour pouvoir commencer directement à utiliser le nouvel outil. Nous avons depuis lors reçu le manuel pratique, qui est très clair.”

Quels sont les principaux avantages ?

Lies Thyvaert : “Sans aucun doute, le gain de temps. Lorsque nous lançons une procédure, nous ne devons plus attendre l’intervention de Selor. Le fait que les documents ne soient plus envoyés par courrier joue aussi un grand rôle. De plus, nous avons maintenant une meilleure vue d’ensemble, ce qui nous permet de réagir plus rapidement. Par exemple, lorsqu’un lauréat confirme son intérêt, nous en sommes informés beaucoup plus rapidement. Cela nous permet donc d’anticiper en entamant déjà le travail administratif préparatoire pour un éventuel engagement. Ce gain de temps constitue clairement un atout pour les sélections urgentes.”

Et que peut-on encore améliorer ?

Lies Thyvaert : “Le système tourne, mais il est encore améliorable. Comme nous sommes responsables des prisons, nous travaillons par exemple avec de très nombreux lieux d’affectation. Lorsqu’un candidat se voit proposer une offre d’emploi, il doit d’abord accepter l’offre d’emploi avant de pouvoir donner sa préférence pour certaines prisons, ce qui n’est pas précisé clairement. Le nouvel outil n’est donc pas encore tout à fait adapté sur ce point-là. Par ailleurs, il nous serait utile de savoir immédiatement si un lauréat est déjà un agent statutaire et s’il relève donc du marché interne. Quelques adaptations pratiques pourraient donc rendre cet outil encore plus efficace. ”

Comment voyez-vous l’avenir ?

Lies Thyvaert : “Dans un projet de cette ampleur, il est normal d’avoir une marge d’amélioration. Plusieurs des remarques que nous avons transmises ont d’ailleurs déjà été appliquées. Nous espérons aujourd’hui que cet outil pourra aussi être utilisé pour d’autres listes, à savoir pour les épreuves complémentaires.”