Als attaché selecties is Lies Thyvaert dagelijks in de weer met aanwervingen voor de gevangenissen. Als je weet dat er jaarlijks al 400 aanwervingen moeten gebeuren om de turnover bij Penitentiair Bewakingsassistenten (PBA’s) op te vangen en er een nieuwe gevangenis opent in Beveren waar 220 PBA’s nodig zijn, dan is het wel duidelijk dat de FOD Justitie erg beslagen is op het terrein.

Wat vind je van de nieuwe tool ‘Online Werving’?

Lies Thyvaert: “De nieuwe tool heeft voor ons een dubbel effect. Aan de ene kant kunnen we aanwervingen veel beter gaan opvolgen en sneller werken. Maar keerzijde is wel dat dit voor ons als gebruikers meer verantwoordelijkheden met zich meebrengt.”

Hoe verliep de overstap naar het nieuwe systeem?

Lies Thyvaert: “Alles ging zeer snel, want in de zomer van 2013 moesten we vrij plots van de ene naar de andere manier van werken overstappen. Omdat we nog geen uitleg of toegang hadden gekregen, konden we een aantal weken geen nieuwe aanvragen invoeren. Mijn collega heeft toen met ondersteuning van Selor toch enkele dringende aanvragen in de nieuwe tool kunnen lanceren, maar we hebben wel wat vertraging opgelopen. Voor mij was het daarom beter geweest als we al wat vroeger onze opleiding en handleiding hadden gekregen, zodat we meteen met de nieuwe tool hadden kunnen starten. Ondertussen hebben die handleiding ontvangen, en die is zeer duidelijk.”

Waar liggen de grootse voordelen?

Lies Thyvaert: “Ongetwijfeld is tijdswinst een belangrijke factor. Wanneer we een procedure opstarten, gaat die meteen lopen, we moeten niet meer wachten op de tussenkomst van Selor. Ook het feit dat documenten niet langer per post worden verstuurd, speelt hier een rol. En verder hebben we nu een beter overzicht en kunnen we daardoor sneller reageren. Bijvoorbeeld wanneer een laureaat toezegt, dan zijn we daar nu veel sneller van op de hoogte. Zo kunnen we anticiperen door het voorbereidende administratieve werk voor een eventuele indiensttreding al op te starten. Zeker voor dringende selecties is die tijdswinst een duidelijke troef.”

Wat kan er nog beter?

Lies Thyvaert: “Het systeem draait, maar er is volgens mij nog ruimte voor verbetering. Omdat wij verantwoordelijk zijn voor de gevangenissen, werken we bijvoorbeeld met veel mogelijke standplaatsen. Wanneer een kandidaat een vacature aangeboden krijgt, staat nu nog niet duidelijk vermeld dat ze eerst de vacature moeten aanvaarden en dat ze daarna hun voorkeur voor bepaalde gevangenissen kunnen opgeven. De nieuwe tool is daar nog niet volledig aan aangepast. Verder zou het handig zijn als we meteen konden zien of een laureaat al een statutair ambtenaar is en dus valt onder het stelsel van de interne markt. Een paar praktische aanpassingen zouden de tool dus nog efficiënter kunnen maken.”

Hoe zien jullie de toekomst?

Lies Thyvaert: “Bij een dergelijk grootschalig project is het normaal dat er nog marge voor verbetering is. Een aantal opmerkingen die we doorgaven zijn trouwens al aangepast. We kijken er nu al naar uit dat de tool ook voor andere lijsten kan worden ingezet, met name dan bijkomende proeven.”